Warum komplexe Probleme nicht mit noch komplexeren Lösungen angegangen werden sollten

In der Welt des Projektmanagements ist es verlockend, komplexe Probleme mit ebenso komplexen Lösungen zu begegnen. Schließlich suggerieren ausgeklügelte Strategien oft Expertise und Tiefe. Doch genau das führt häufig zu Verwirrung, steigenden Kosten und Verzögerungen. Tatsächlich sind einfache Lösungen oft effektiver, kostengünstiger und schneller umsetzbar. In diesem Blogbeitrag erfährst du, warum weniger oft mehr ist und wie du mit einfachen und praxisnahen Ansätzen deine Projektziele effizienter erreichst.

Was macht ein Problem komplex ?

Bevor wir tiefer in das Thema einsteigen, lohnt sich ein Blick auf die Definition eines „komplexen Problems". Solche Probleme bestehen aus vielen miteinander verknüpften und wechselwirkenden Elementen. Sie sind nicht linear und oft schwer vorhersehbar, was ihre Analyse und Lösung besonders herausfordernd macht.

Im Gegensatz dazu haben einfache Probleme klare Ursache-Wirkungs-Beziehungen, die eine direkte Lösung ermöglichen. Der Irrglaube, dass komplexe Probleme nur mit ebenso komplexen Lösungen bewältigt werden können, ist trügerisch. Komplexität erzeugt oft neue Probleme, anstatt bestehende zu lösen.

Zerlege komplexe Probleme in Teilprobleme

Je komplizierter eine Lösung, desto schwerer ist sie für Projektbeteiligte verständlich und umsetzbar. Einfache Lösungen hingegen erleichtern die Kommunikation und fördern eine effiziente Umsetzung.

Beispiel: Du leitest ein Projekt zur Einführung einer neuen Software

• Eine komplexe Lösung könnte ein detailliertes, mehrstufiges Schulungsprogramm mit zahlreichen Anpassungen an der Software beinhalten.

• Eine einfache Lösung wäre die schrittweise Einführung der Software mit kurzen, gezielten Schulungen. So können Erfahrungen aus der Praxis direkt einfließen und Anpassungen vorgenommen werden.

Dieser Ansatz hilft dem Team, sich in kleinen Schritten mit der neuen Software vertraut zu machen, ohne überfordert zu werden. Zudem lassen sich auftretende Probleme frühzeitig erkennen und gezielt lösen.

Praxis-Tipp # 1: Zerlege ein komplexes Problem in einzelne Teilprobleme. Dieses Prinzip ist als "Divide and Conquer" bekannt und wird besonders in der Informatik erfolgreich angewendet. Durch das Lösen einzelner Herausforderungen kannst du am Ende eine durchdachte Gesamtlösung schaffen.

Reduziere Abhängigkeiten

Jede zusätzliche Komponente erhöht das Risiko für Fehler, Missverständnisse und Verzögerungen. Komplexe Lösungen erhöhen also nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern führen auch zu steigenden Problemanfälligkeiten.

Beispiel: Ein Unternehmen plant die Einführung einer neuen mobilen App für seine Kunden

• Eine komplexe Lösung benötigt eine Anbindung an mehrere Drittanbieter-APIs (Zahlungsanbieter, CRM-System, Analytics-Plattform).

• Eine einfache Lösung setzt auf einen Zahlungsanbieter mit bereits integrierter CRM-Anbindung

  
  

Praxis-Tipp # 2: Prüfe, ob Abhängigkeiten eliminiert oder vereinfacht werden können. Falls nicht, erwäge Alternativen, die bereits bestehende Schnittstellen nutzen oder intern entwickelt werden können.

Triff Entscheidungen effizienter

In der dynamischen Geschäftswelt ist es entscheidend, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Komplexe Lösungen sind oft starr und unflexibel, während einfache Lösungen eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen.

Beispiel: In einem IT-Projekt sollen Entscheidungen getroffen werden.

• Eine komplexe Lösung wäre es, wenn ein Thema mit allen Beteiligten in langen Diskussionsrunden behandelt wird.

• Eine einfache Lösung wäre ein Ansatz, bei dem gezielt schnelle Entscheidungen eingefordert werden.

  
  

Praxis-Tipp # 3: Entscheidungswege verkürzen.

1. Stelle einen Termin zur Entscheidungsfindung ein. Im Termin erklärst Du zuerst das Thema und welche Entscheidung getroffen werden muss. Lass nun allen Beteiligten 5 Minuten Redezeit, um ihre Sichtweise zu erklären. Als nächstes bestimmen die Beteiligten (z.B. über die Chat-Funktion) einen Vertreter. Die drei meistgenannten Personen bleiben nun im Termin und treffen eine Entscheidung. Die restlichen Teilnehmer verlassen das Meeting.

   
   

2. Stelle einen Termin zur Entscheidungsfindung ein und führe eine Magic Estimation durch. Alle Teilnehmer erhalten Karten mit jeweils einer Option (z. B. verschiedene Feature-Anfragen in einem IT-Projekt). Ohne zu sprechen, ordnen sie die Optionen in eine Reihenfolge (z. B. von „sehr wichtig“ bis „weniger wichtig“). Die Anordnung darf nach dem erstmaligen Verteilen aller Karten jederzeit von anderen geändert werden, jedoch ebenfalls ohne Diskussion. Falls eine Entscheidung mehrmals (z. B. dreimal) geändert wird, wird diese zur späteren Diskussion separat behandelt. Somit wird am Ende nur über die Punkte diskutiert, über die keine Einstimmigkeit herrscht.

Fazit: Weniger ist oft mehr

Einfache Lösungen sind kein Zeichen von Faulheit oder mangelnder Expertise – im Gegenteil. Sie zeigen, dass du das Wesentliche erkennst und pragmatisch handelst.

Warum solltest du Komplexität reduzieren ?

• Klare Kommunikation

• Reduzierung von Fehlerquellen

• Einsparung von Kosten und Zeit

• Erhöhte Flexibilität

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